Papeles para trabajar en USA: SSN, ITIN, EAD y W-2

Llegaste a USA, tienes una oferta de trabajo, y el empleador te pregunta: "¿Tienes SSN o EAD?" No sabes qué responder. Eso pasa todos los días — y no porque la gente sea descuidada, sino porque nadie explica estos términos en español de forma directa. Los documentos para trabajar en USA son pocos, pero confundirlos te puede costar semanas de retraso o un trabajo que ya tenías en la mano. En este artículo vas a entender qué es cada papel, quién lo necesita según su situación, y qué pasos dar hoy para conseguirlo. Sin jerga legal, sin rodeos.

SSN, ITIN, EAD y W-2: qué es cada documento y para qué sirve

Estos cuatro documentos no son lo mismo ni sirven para lo mismo. El Social Security Number (SSN) es el número de identificación principal en USA — lo usan empleadores, bancos y el gobierno para rastrearte como trabajador y contribuyente. Si eres ciudadano, residente permanente (green card) o tienes un visa de trabajo activa, puedes solicitar uno en la Administración del Seguro Social (SSA). El EAD (Employment Authorization Document) es una tarjeta física que autoriza a ciertas personas — como solicitantes de asilo, titulares de DACA o cónyuges de visa H-4 — a trabajar legalmente. Muchos que tienen EAD también obtienen un SSN con él.

El ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) lo emite el IRS y sirve para pagar impuestos — no para trabajar formalmente en un empleo con nómina. Si alguien te dice que con el ITIN puedes trabajar igual que con SSN en cualquier empresa, eso no es del todo exacto: hay limitaciones importantes. Finalmente, el W-2 no es un documento que solicitas — es el formulario que tu empleador te envía cada enero con el resumen de lo que ganaste y los impuestos que te retuvieron durante el año anterior. Lo necesitas para hacer tu declaración de impuestos. Para una explicación más detallada de cada uno, revisa esta guía sobre SSN, ITIN, EAD, W-2 y 1099 explicados sin jerga.

Cómo conseguir cada documento según tu situación migratoria

El primer paso es saber cuál te corresponde. Si tienes visa de trabajo (H-1B, L-1, TN), green card o ciudadanía, ve directo a la SSA con tu pasaporte, visa o tarjeta de residencia y solicita tu SSN. El proceso toma entre 2 y 4 semanas para recibir la tarjeta por correo. Si tienes una visa de estudiante (F-1) con autorización de trabajo (CPT o OPT), también puedes solicitar SSN — pero debes llevar la carta de tu escuela y el formulario I-20 actualizado.

Si estás en proceso de asilo o tienes DACA, el camino es el EAD primero. Presentas el Formulario I-765 ante USCIS con tu documentación de estatus migratorio. El tiempo de procesamiento varía — en 2024 ronda los 3 a 6 meses, aunque puede cambiar. Una vez que recibes el EAD, puedes ir a la SSA y solicitar tu SSN. Para entender bien cuál de estos documentos aplica a tu caso específico, consulta la guía sobre cuál necesitas según tu situación migratoria.

¿Cómo sacar el ITIN para trabajar? Si no tienes SSN ni EAD pero necesitas pagar impuestos (por ejemplo, trabajas por cuenta propia, recibes renta o ingresos de freelance), el ITIN es tu opción. Completas el Formulario W-7 del IRS, lo envías con tu pasaporte original o copia certificada, y en 7 a 11 semanas recibes tu número. Puedes hacerlo directamente con el IRS o con un Certifying Acceptance Agent (CAA) — personas o agencias autorizadas que verifican tus documentos sin que tengas que enviar tu pasaporte original. Muchas organizaciones comunitarias y preparadores de impuestos ofrecen este servicio gratis o a bajo costo.

Errores que retrasan tu permiso de trabajo o te meten en problemas

El error más común: usar un ITIN como si fuera SSN en una aplicación de empleo formal. Algunos empleadores no lo aceptan para el formulario I-9 (el formulario de elegibilidad de trabajo que todo empleado debe llenar). Si lo pones donde pide SSN, el proceso se frena o te rechazan. El ITIN sirve para impuestos, no para verificar elegibilidad de empleo. Otro error frecuente es aplicar al EAD tarde — el formulario I-765 se puede presentar hasta 180 días antes de que expire tu EAD actual, pero muchos esperan hasta el último mes y quedan sin autorización mientras esperan la renovación. Eso significa semanas sin poder trabajar legalmente.

También hay gente que no guarda sus W-2 de años anteriores y luego tiene problemas al solicitar préstamos, beneficios o al hacer trámites migratorios que piden historial de ingresos. Guarda todos tus W-2 al menos 3 años. Si perdiste uno, puedes pedirle una copia a tu empleador o solicitarlo directamente al IRS usando el Formulario 4506-T — tarda unas semanas pero es posible recuperarlo.

Mitos sobre los papeles de trabajo que confunden a muchos recién llegados

Mito 1: "Con el ITIN puedo trabajar en cualquier empresa como si tuviera SSN." No exactamente. El ITIN no autoriza empleo — solo identifica al contribuyente ante el IRS. Hay trabajos informales o por contrato donde el empleador no exige verificación I-9, pero en empleos formales con nómina, el ITIN no reemplaza al SSN. Mito 2: "El EAD me da derecho a trabajar para siempre." Falso — el EAD tiene fecha de vencimiento (generalmente 1 o 2 años) y debe renovarse. Trabajar con un EAD vencido es una violación de estatus migratorio. Para más detalles sobre qué puedes y no puedes hacer con estos documentos, revisa la guía sobre ITIN para trabajar: lo que sí y lo que no se puede hacer.

Mito 3: "El W-2 lo tengo que solicitar yo." No — tu empleador está legalmente obligado a enviártelo antes del 31 de enero de cada año. Si no lo recibes, primero contacta a Recursos Humanos. Si el empleador no responde, puedes reportarlo al IRS. Y si trabajas como contratista independiente (1099), no recibirás W-2 sino un formulario 1099-NEC — eso cambia cómo declaras impuestos y cuánto pagas. No es mejor ni peor, pero sí diferente, y vale la pena entenderlo antes de aceptar ese tipo de contrato.

Tener los papeles correctos no es burocracia — es la diferencia entre empezar a trabajar esta semana o esperar meses. Identifica hoy cuál documento te corresponde según tu estatus migratorio, reúne los documentos que necesitas y da el primer paso: agenda tu cita en la SSA, descarga el formulario W-7, o revisa el estatus de tu EAD en el portal de USCIS. El proceso es manejable cuando sabes por dónde empezar.

Note: This article is for informational purposes only and is not a substitute for professional advice. If you need guidance on specific situations described in this article, consider consulting a qualified professional.