Llevas semanas buscando trabajo y te llaman de un almacén que paga $18/hora. Todo bien hasta que te preguntan: "¿Tienes tu SSN?" — y no sabes si lo que tienes aplica, o si necesitas otra cosa primero. Esa confusión le cuesta a mucha gente oportunidades reales.

En USA, trabajar legalmente requiere tener los documentos correctos antes de tu primer día. No es burocracia vacía: sin el número correcto no te pueden pagar, no puedes declarar impuestos y, en algunos casos, el empleador no puede contratarte legalmente.

En esta guía vas a entender qué es cada documento, para quién aplica, cómo obtenerlo y qué formulario recibirás a fin de año. Sin rodeos.

Qué es realmente cada documento y para quién aplica

El Social Security Number (SSN) es el número principal de identidad laboral en USA. Lo emite la Social Security Administration (SSA) y lo necesitan ciudadanos, residentes permanentes y personas con autorización de trabajo. Con él puedes trabajar para cualquier empleador, abrir cuentas bancarias y acumular crédito de Seguro Social para el futuro.

El ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) lo emite el IRS y sirve exclusivamente para pagar impuestos — no autoriza a trabajar. Lo usan personas que tienen ingresos reportables pero no califican para un SSN, como algunos trabajadores independientes o dueños de pequeños negocios en ciertas categorías migratorias. Si alguien te dice que con el ITIN puedes trabajar como empleado en una empresa, eso no es correcto.

El EAD (Employment Authorization Document), conocido como "trabajo permit" o "tarjeta de trabajo", lo emite USCIS y autoriza a trabajar en USA a personas que no son ciudadanos ni residentes permanentes pero tienen un estatus que lo permite: solicitantes de asilo, DACA, TPS, entre otros. El EAD tiene fecha de vencimiento — renovarlo a tiempo es crítico para no perder tu trabajo.

Los formularios W-2 y 1099 no son documentos para conseguir trabajo: son los comprobantes de ingresos que recibes a fin de año. El W-2 lo envía tu empleador si eres empleado directo. El 1099 lo recibes si trabajas como contratista independiente — por ejemplo, con DoorDash, Uber Eats, Amazon Flex o Instacart. Ambos son necesarios para declarar impuestos antes del 15 de abril.

Cómo obtener cada documento paso a paso

Para el SSN: ve en persona a tu oficina local de la SSA (encuéntrala en ssa.gov). Lleva tu pasaporte, tu documento migratorio (tarjeta de residente, visa de trabajo, EAD) y completar el formulario SS-5. El proceso toma entre 2 y 4 semanas para recibir la tarjeta por correo. No pagues a nadie para tramitarlo — es gratis.

Para el ITIN: completa el formulario W-7 del IRS (disponible en irs.gov), adjunta tu declaración de impuestos y documentos de identidad originales o certificados. Puedes enviarlo por correo al IRS, ir a un Taxpayer Assistance Center (TAC) o usar un Certifying Acceptance Agent (CAA) — estos últimos son útiles porque no tienes que enviar tus documentos originales. El proceso toma entre 7 y 11 semanas.

Para el EAD: el formulario es el I-765, que se presenta ante USCIS (uscis.gov). El costo varía según tu categoría — algunos casos son gratuitos, otros cuestan alrededor de $520. El tiempo de procesamiento actual ronda los 3 a 6 meses, aunque con procesamiento acelerado ("expedite") puede reducirse. Presenta tu solicitud con tiempo antes de que venza el actual.

Para W-2 y 1099: no los solicitas — los recibes. Tu empleador debe enviarte el W-2 antes del 31 de enero del año siguiente. Si trabajas con plataformas como Uber, DoorDash o Instacart, recibirás un 1099-NEC o 1099-K si ganaste más de $600 en el año. Revisa tu correo electrónico y el portal de la plataforma — muchas los envían digitalmente.

Ejemplo real: María llegó con TPS, tramitó su EAD en 4 meses, consiguió trabajo en un almacén de Walmart a $17/hora, recibió su W-2 en enero y declaró impuestos por primera vez usando el portal Free File del IRS. Sin gastar en contador porque sus ingresos eran simples.

EAD vencido, ITIN mal usado y el golpe fiscal del 1099

El error más costoso es no renovar el EAD a tiempo. USCIS recomienda presentar la renovación con 6 meses de anticipación. Si se vence y no tienes el nuevo, técnicamente no puedes trabajar — algunos empleadores te ponen en pausa sin pago. Pon una alarma en tu teléfono con 180 días de anticipación a la fecha de vencimiento.

Otro error frecuente: confundir el ITIN con autorización de trabajo. Hay personas que aceptan trabajos como empleados usando solo su ITIN — eso pone al empleador y al trabajador en una situación irregular. Además, si trabajas con plataformas gig como Lyft o Amazon Flex, debes entender que recibirás un 1099, no un W-2, lo que significa que tú eres responsable de apartar dinero para impuestos (aproximadamente el 25–30% de tus ganancias netas). Muchos se llevan una sorpresa desagradable en abril.

Mitos sobre ITIN, efectivo, W-2 y 1099 que te pueden costar caro

Mito 1: "Con ITIN puedo trabajar igual que con SSN." Falso. El ITIN solo sirve para impuestos. Para trabajar como empleado necesitas SSN o EAD. Algunas personas confunden esto porque el ITIN tiene el mismo formato numérico que el SSN — pero no son equivalentes ante un empleador.

Mito 2: "Si trabajo en efectivo, no necesito nada de esto." Trabajar en efectivo sin reportar ingresos no te exime de impuestos — y no te genera historial laboral ni crédito de Seguro Social para el futuro. Además, si el IRS audita al empleador, tú quedas expuesto. Mito 3: "El W-2 y el 1099 son lo mismo." No. El W-2 significa que el empleador ya retuvo impuestos de tu cheque. El 1099 significa que recibiste el dinero completo y tú debes los impuestos. La diferencia puede ser de cientos o miles de dólares en lo que debes al IRS.

Tener los documentos correctos no es un trámite más — es la base para que te paguen bien, construyas historial y no tengas sustos en abril. Si aún no tienes tu SSN o EAD, empieza hoy: entra a ssa.gov o uscis.gov, localiza la oficina más cercana y agenda tu cita. Un paso concreto esta semana vale más que esperar el momento perfecto.

Note: This article is for informational purposes only and is not a substitute for professional advice. If you need guidance on specific situations described in this article, consider consulting a qualified professional.